Rapport d’étonnement : 50 questions pour (enfin) obtenir la vérité de vos nouvelles recrues

Soyons honnêtes cinq minutes. Combien de rapports d'étonnement avez-vous lus cette année qui disaient, en substance : "L'accueil était super, l'équipe est sympa, j'ai hâte de commencer" ?

Probablement la majorité.

Et pourtant, parmi ces mêmes collaborateurs, combien auront démissionné ou se seront désengagés silencieusement d'ici 12 mois ? Les statistiques sont cruelles : 20 % des nouvelles recrues quittent l'entreprise dans les 45 premiers jours.

Le problème ne vient pas de l'outil. Le rapport d'étonnement est, sur le papier, l'arme absolue pour améliorer votre processus d'Onboarding. Le problème vient de la qualité des questions posées.

Si vous posez des questions lisses, vous obtiendrez des réponses lisses. Une nouvelle recrue est souvent en "lune de miel" ou en période d'essai : elle a peur de juger, peur de passer pour la personne difficile, peur de se griller. Elle se réfugie donc dans la complaisance.

Pour casser ce mur de verre, il faut changer de méthode. Il ne faut plus demander "Comment ça va ?", mais poser des questions qui obligent à la nuance.

En tant qu'experts RH chez Teelt, nous avons compilé et catégorisé 50 questions, de la logistique pure à la stratégie globale, pour transformer vos rapports d'étonnement en véritables audits organisationnels.

La psychologie du feedback : pourquoi vos questions actuelles échouent

Avant de vous jeter sur la liste, comprenez la mécanique. Un bon rapport d'étonnement n'est pas un interrogatoire, ni un livre d'or. C'est un outil d'amélioration continue.

Le biais de désirabilité sociale

La plupart des modèles trouvés sur le web posent des questions fermées ou orientées positivement : "Avez-vous apprécié votre accueil ?".

Le cerveau humain, programmé pour l'intégration sociale, va naturellement répondre "Oui", même si le café était froid et l'ordinateur absent.

La méthode Teelt : La question ouverte orientée

Pour obtenir des données qualitatives, vous devez formuler vos questions de manière à légitimer la critique.

• Ne dites pas : "Que pensez-vous de nos outils ?"
• Dites : "Si vous aviez une baguette magique pour changer un seul aspect de nos logiciels internes, que feriez-vous ?"

En invitant à la créativité ou à la solution, vous levez l'inhibition de la critique.

Le conseil de l'expert : Ne lancez jamais un rapport d'étonnement sans contexte. Expliquez dans l'intro du formulaire (ou via votre plateforme d'intégration) que "Toute réponse est bonne à prendre et n'impactera pas la validation de la période d'essai". C'est la base de la sécurité psychologique.

Logistique, matériel et outils : l'environnement de travail

C'est la partie la plus terre-à-terre, mais celle qui génère le plus de frictions immédiates. Si un collaborateur passe sa première semaine à se battre avec le Wifi, son engagement chute avant même d'avoir commencé à produire.

Les questions pour auditer votre logistique :

• 1. Aviez-vous toutes les informations nécessaires (heure, lieu, contact) 48h avant votre arrivée ?
• 2. Comment évaluez-vous l'état de préparation de votre poste de travail le Jour J (note de 1 à 10) ?
• 3. Quel outil ou logiciel vous a le plus manqué durant la première semaine ?
• 4. Combien de temps avez-vous perdu à chercher des accès ou des mots de passe ?
• 5. La documentation interne (Wiki, Intranet, Drive) est-elle à jour selon vous ?
• 6. Avez-vous trouvé les locaux faciles d'accès et agréables ?
• 7. Si vous deviez noter la qualité du matériel informatique fourni, quelle note donneriez-vous ?
• 8. Y a-t-il un outil que vous utilisiez dans votre précédente entreprise que vous nous recommanderiez ici ?
• 9. Avez-vous eu l'impression d'être attendu(e) le premier jour ?
• 10. Le kit de bienvenue (goodies, livret d'accueil) était-il utile ou anecdotique ?

Recrutement vs réalité :l'expérience candidat

On l'oublie souvent, mais le rapport d'étonnement est le seul moment où l'on peut auditer la qualité du processus de recrutement avec un regard interne.

Les questions pour améliorer votre marque employeur :

• 11. Qu'est-ce qui, dans l'offre d'emploi, ne correspond pas tout à fait à la réalité du poste ?
• 12. Comment décririez-vous l'écart entre l'image que vous aviez de l'entreprise et ce que vous vivez aujourd'hui ?
• 13. Y a-t-il un point abordé en entretien qui n'a pas été respecté ?
• 14. Si vous deviez refaire votre parcours de recrutement, quelle étape supprimeriez-vous ?
• 15. Qu'est-ce qui vous a finalement convaincu de signer chez nous plutôt qu'ailleurs ?
• 16. Les délais de réponse durant votre recrutement vous ont-ils semblé corrects ?
• 17. Avez-vous trouvé les informations sur notre site carrière claires et honnêtes ?
• 18. Comment s'est passée la transition entre le recruteur et votre manager actuel ?

Culture, intégration et ambiance

C'est ici que se joue la fidélisation à long terme. C'est aussi la partie la plus difficile à capter car elle touche à l'émotionnel.

Les questions pour sonder l'humain :

• 19. Comment décririez-vous l'ambiance de l'équipe en 3 adjectifs ?
• 20. Avez-vous réussi à déjeuner avec des collègues différents chaque jour la première semaine ?
• 21. Vous êtes-vous senti(e) seul(e) à un moment donné ? Si oui, quand ?
• 22. Qui a été votre "personne ressource" (parrain, manager, collègue) durant ces premiers jours ?
• 23. Avez-vous compris les codes de l'entreprise (pauses, horaires informels, humour, tenue) ?
• 24. Pensez-vous que les valeurs affichées correspondent à la réalité du terrain ?
• 25. Qu'est-ce qui vous a le plus surpris (positivement) dans nos interactions ?
• 26. Qu'est-ce qui vous a le plus surpris (négativement) ou choqué ?
• 27. Avez-vous l'impression de pouvoir être vous-même au travail ?
• 28. Si vous deviez décrire notre culture d'entreprise à un ami, que diriez-vous ?

Le rôle et le management : la mission au quotidien

Le rapport d'étonnement est aussi un outil de pilotage pour le manager. Il permet de vérifier l'alignement entre la fiche de poste et le quotidien opérationnel.

Les questions pour clarifier la mission :

• 29. Vos objectifs pour le premier mois étaient-ils clairs et mesurables ?
• 30. À quel moment avez-vous senti que vous apportiez de la valeur pour la première fois ?
• 31. La fréquence des points avec votre manager est-elle suffisante ?
• 32. Le style de management actuel vous permet-il d'être autonome ?
• 33. Y a-t-il une tâche que vous faites aujourd'hui qui ne vous semble pas prioritaire ?
• 34. Avez-vous accès aux formations nécessaires pour réussir vos missions ?
• 35. Comprenez-vous comment votre travail impacte les objectifs globaux de l'entreprise ?
• 36. Avez-vous l'impression que votre avis est écouté lors des réunions d'équipe ?
• 37. Si vous pouviez redéfinir une partie de votre fiche de poste, laquelle changeriez-vous ?
• 38. Avez-vous bien identifié "qui fait quoi" dans le service (l'organigramme est-il clair) ?

Lien utile : Pour aller plus loin sur l'accompagnement des encadrants, consultez nos ressources sur le Management et le suivi RH.

Vision stratégique et "Œil Neuf"

C'est la partie "Rapport d'étonnement" au sens littéral. C'est le regard frais qui voit ce que les anciens ne voient plus (l'habitude). Ces questions sont précieuses pour la Direction.

Les questions pour l'amélioration continue :

• 39. Quelle est la chose la plus complexe ici qui devrait être simple ?
• 40. Quelle réunion vous semble inutile ou mal structurée ?
• 41. "Dans mon ancienne entreprise, nous faisions [Ceci] mieux que vous. Voici comment..." (Complétez).
• 42. Si vous étiez le Directeur Général pour une journée, quelle serait votre première décision ?
• 43. Quel sigle ou jargon interne vous a le plus perdu ?
• 44. D'après vous, quel est notre plus grand point de blocage ou de lenteur ?
• 45. Comment percevez-vous la communication entre les différents services ?
• 46. Avez-vous repéré des "tabous" ou des sujets dont on ne parle pas ?
• 47. Quel processus administratif vous semble trop lourd ?
• 48. Qu'est-ce qui pourrait vous faire partir d'ici 6 mois ?
• 49. Sur une échelle de 0 à 10, recommanderiez-vous à un ami de venir travailler ici ?
• 50. Quelle question n'avons-nous pas posée et auriez-vous aimé qu'on vous pose ?

Comment structurer et envoyer ces questions ?

Avoir les bonnes questions est une chose. Bien les poser en est une autre.

1. Le timing est crucial

Ne posez pas les 50 questions le jour J.

• J+7 (Le rapport Flash) : Focus Logistique et Accueil (Questions 1 à 10). L'objectif est de régler les problèmes matériels ("je n'ai pas mon badge").
• J+60 minimum (Le rapport Complet) : Focus Culture, Rôle et Vision (Le reste des questions). Le collaborateur a assez de recul pour analyser, mais est encore assez "neuf" pour s'étonner.

2. Le format : oubliez le document Word

Envoyer un document texte par email est le meilleur moyen pour qu'il finisse oublié dans un dossier "Téléchargements".

L'utilisation d'une plateforme comme Teelt permet de :

• Scénariser l'envoi (automatique à J+§60).
• Rendre le remplissage ludique et accessible sur mobile.
• Centraliser la donnée : C'est le point clé. Si 50 % des recrues se plaignent du "bruit dans l'open space" à la question 6, Teelt vous sortira une statistique. Sur un Word, c'est une information isolée qui se perd.

3. La restitution (le debrief)

Le rapport écrit n'est qu'un support. Il doit être suivi d'un échange oral d'une heure.

Attention : si le rapport contient des éléments sensibles sur le management, le RH doit peut-être faire le filtre avant de le transmettre au manager direct. Le rôle du RH est ici celui de médiateur.

Conclusion : de la donnée à l'action

Collecter ces réponses demande du courage. Vous allez peut-être lire des choses désagréables sur vos processus, votre culture ou votre management.

C'est une excellente nouvelle.

Une critique exprimée est une critique qui ne se transforme pas en frustration silencieuse, puis en démission. Le rapport d'étonnement est l'outil ultime de votre Stratégie RH pour passer d'une gestion intuitive à une gestion pilotée par la réalité du terrain.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant :

Ne copiez pas les 50 questions d'un coup. Sélectionnez-en 10 qui correspondent à vos points de douleur actuels, intégrez-les dans votre parcours d'intégration sur Teelt, et testez la différence lors de votre prochaine embauche.

Vous voulez automatiser ce processus et accéder à nos modèles pré-enregistrés ?

[Découvrez comment Teelt transforme le feedback collaborateur en levier de performance]

‍