Le rapport d’étonnement, un outil pertinent pour l’onboarding RH
Sommaire
- Comment envisager le rapport d'étonnement dans votre parcours onboarding RH
- Comment Teelt simplifie la collecte et l’analyse des rapports d’étonnement
- Personnalisez et optimisez votre rapport d’étonnement selon vos besoins
- Quels en sont les avantages ?
- Comment analyser les rapports d’étonnement de vos nouveaux salariés ?
- Conclusion : Le rapport d’étonnement, un levier stratégique pour l’onboarding et la marque employeur
En règle générale, il est transmis aux nouveaux collaborateurs peu de temps après leur arrivée, soit sous forme d’un questionnaire, soit de façon moins traditionnelle sous la forme d’une liste de bullet points ou d’une slide à compléter.
Il s’agit d’une étape cruciale au sein du processus d’onboarding puisque les nouveaux collaborateurs ont la parole et indiquent les éléments qui les ont surpris. Savoir quand et comment le proposer relève donc d’un enjeu essentiel pour les services RH.
Comment envisager le rapport d’étonnement dans votre parcours onboarding RH ?
Comme l’évoque Fortify dans son article “Tout savoir sur le rapport d’étonnement”, lorsque la rédaction d’un rapport d’étonnement est décidée, il est important de conserver des questions ouvertes afin de permettre à votre nouvelle recrue de s’exprimer librement. Si le rapport d’étonnement peut aussi servir dans d’autres situations, comme une réorganisation de service, il ne faut pas oublier son but : faire état d’un sentiment de surprise, qu’elle soit bonne (ou mauvaise !), mais aussi de retours au sujet d'événements récents, et non des observations a posteriori. En effet, la temporalité du rapport d’étonnement doit être conçue pour recueillir des sentiments quasiment sur le vif.
L’idéal est de ne pas trop tarder à proposer ce rapport, afin que le salarié puisse faire état de son étonnement bien sûr, et ce avant qu’il ne se dissipe, au fil du temps et de son intégration. Il est d’ailleurs conseillé qu’il soit complété quotidiennement sur une période à définir au préalable entre le collaborateur et le service RH.
1. Comment Teelt simplifie la collecte et l’analyse des rapports d’étonnement
Sur notre plateforme, la création d’un rapport d’étonnement a été pensée pour être aussi ludique que naturelle, aussi bien pour le collaborateur RH qui le conçoit que pour le collaborateur qui le reçoit, le remplit et le transmet à son équipe. Tout commence par la conception du formulaire, à cette étape, chaque question doit avoir un objectif précis : vous aider à comprendre les ressentis, les perceptions et le vécu du collaborateur tout au long de son parcours. Ce qui a été apprécié, ce qui l’a moins été… Ces retours sont précieux pour ajuster et améliorer l’expérience d’onboarding.
Nos experts sont là pour vous guider dans la définition des questions les plus pertinentes. Ils vous aident à concevoir un questionnaire aligné avec votre marque employeur et votre politique RH. Car un questionnaire incohérent ou générique se ressent immédiatement : dès les premières questions, le collaborateur perçoit s’il s’agit d’une démarche authentique ou d’une formalité.
Une fois vos questions définies, vous les intégrez facilement dans le formulaire via notre plateforme. Nous vous offrons une grande flexibilité de configuration :
2. Personnalisez et optimisez votre rapport d’étonnement selon vos besoins
Comme vous le savez, les enjeux RH deviennent aujourd’hui de plus en plus stratégiques, face aux nouvelles attentes du marché de l’emploi et aux transformations des organisations. C’est pourquoi nous avons conçu ces deux fonctionnalités supplémentaires, pour rendre vos rapports d’étonnement encore plus stratégiques… et créatifs.
- Vous pouvez désormais générer vos rapports d’étonnement avec l’aide de l’IA. Un véritable gain de temps : si vous manquez d’inspiration ou souhaitez élargir votre panel de questions, l’outil vous propose des formulations adaptées, alignées avec votre marque employeur et vos objectifs RH.
- Vous avez la possibilité de rendre vos formulaires totalement anonymes. Ce paramètre renforce le climat de confiance au sein de votre organisation et encourage les collaborateurs à partager un retour authentique, sincère, ancré dans leur vécu réel — sans crainte de jugement ou de conséquence.
Ces options font du rapport d’étonnement non seulement un outil de feedback, mais aussi un levier de transparence, de dialogue et d’amélioration continue.
Quels en sont les avantages ?
De prime abord, le rapport d’étonnement peut être un bouleversement, autant pour les services RH que les personnes recrutées. Il induit une véritable réflexion sur la formulation du feedback pour la nouvelle recrue, et sur sa réception et sa gestion pour le service RH. Pour autant, la critique est constructive, et peut aussi permettre lors de futurs recrutements, d’anticiper certains étonnements et éviter des incompréhensions.
Le rapport d’étonnement permet de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur en lui donnant la parole rapidement grâce à un exercice de réflexion sur la vie de l’entreprise et donc de projection de la nouvelle recrue dans cet environnement. Comme l’indique Agnès Menso dans un article de Welcome to the Jungle, il s’agit d’une baguette magique, dans le sens où le rapport d’étonnement est une opportunité rare dans une carrière professionnelle : on s’exprime alors sans avoir pleinement conscience des enjeux et contraintes de l’entreprise.
Plusieurs thématiques pourront être abordées dans le rapport d’étonnement, parmi lesquelles :
L’objectif est de proposer au nouveau salarié plusieurs thématiques :
- l’arrivée dans l’entreprise : recrutement, intégration et process ;
- le métier du nouveau collaborateur : son poste, ses missions, ses conditions de travail ;
- l’organisation de l’entreprise et à la marque employeur : les dynamiques d’équipes, les valeurs de l’entreprise.
Comment analyser les rapports d’étonnement de vos nouveaux salariés ?
Sans en avoir le nom, le rapport d’étonnement est aussi un outil d’évaluation de votre processus d’onboarding, puisqu’il retrace l’expérience d’intégration vécue. Et il s’agit d’un feedback précieux ! Les Echos titrait d’ailleurs déjà en 2014 “Le rapport d’étonnement, un retour terrain franc et honnête.”
Une personne qui n’a jamais travaillé dans votre entreprise identifiera plus facilement de potentiels dysfonctionnements, qu’ils soient organisationnels ou de l’ordre de la communication. Le rapport d’étonnement peut aussi inspirer une note stratégique ou la révision d’un process, et ainsi participer au développement de l’ entreprise.
Lorsque les rapports d’étonnement auront été collectés, deux types d’analyse seront nécessaires :
- l’analyse individuelle : cette première étape permettra de prendre note des éléments clés ou des difficultés rencontrées par le nouveau collaborateur. Il s’agit aussi d’un exercice de formalisation pertinent afin d’évaluer le niveau d’intégration.
- l’analyse organisationnelle : il s’agit de prendre en compte toutes les remarques en lien direct avec la communication interne, la fiabilité des process et leur transmission.
Pour les entreprises dont les effectifs sont importants, suivre l’intégration de tous les salariés est un véritable défi. L'utilisation d’un logiciel d’onboarding permet de planifier ses étapes, autant que de générer un nombre de rapports d’étonnement important. La récurrence de certains retours permettra de pondérer les réponses données.
Du rapport d’étonnement résulte une plus-value très importante, au regard d’une mise en place opérationnelle facilitée par les logiciels d’onboarding.
A la fois outil d’évaluation de votre processus d’onboarding, support stratégique pour identifier les pain points de votre entreprise et re-calibrer les axes d’amélioration, le rapport d’étonnement a plus d’un atout pour apporter de la matière aux services RH.
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